Milloin sopii verkostoitua?
- Tuotelanseerauksen yhteydessä
- Uuden alussa
- Kun haluat julkistaa jotain
- Kun haluat juhlistaa jotain
- Kun haluat palkita henkilökuntaa
Sosiaalisten siteiden vuoksi on tärkeää viettää aikaa myös työn ulkopuolella. Minglauksella tai verkostoitumistapaamisella ei aina tarvitse olla agendaa, ja esimerkiksi ennen yhteistä aktiviteettia on hyvä hetki pysähtyä jutustelemaan.
1. Mistä aloittaa?
On hyvä aloittaa suunnittelu tunnistamalla verkostoitumisen tarve, syy tai lopputulema. Jos tarkoitus on tutustua uusiin liikekumppaneihin, on tarkoituksena tehdä kauppaa. Tämän jälkeen on hyvä miettiä tapaamiseen käytettävät varat, koska se määrittelee pitkälti mitä voidaan toteuttaa ja missä puitteissa. Teemaa on myös hyvä miettiä tässä vaiheessa.
2. Miten tärkeä on ruoka?
Jos tarjoalla on ruokaa, sen tulee olla hyvälaatuista. Ruoka-annoksia pitää pystyä pitämään kädessä, eli ei suuria lautasia. Logistiikka on myös tärkeää. Monta pientä buffettia yhden ison sijaan. Ja mielellään valmiiksi pienelle lautaselle aseteltu ruoka. Vaikutelma ei kuitenkaan saa olla niukka. Mieluummin edullisempaa kuin liian vähän.
3. Mitä juomaksi?
Viiniä, olutta, alkoholittomia vaihtoehtoja sekä vettä tulee ainakin olla tarjolla. Tässä pätee sama sääntö kuin ruoan kanssa. Juomilla mitataan tilaisuuden laatu. Tilaisuus saa heti hienostuneen tunnelman, jos tarjoilet esim. cavaa. Muista myös, että moni suosii nykyään alkoholittomia juomia.
4. Minkälaista viihdettä?
Jos budjetti sallii, musiikki on aina mukavaa. Mutta se ei saa olla liian meluisaa eikä häiritä verkostoitumista. Aivan kuten tarjoilu, myös musiikki määrittelee tilaisuuden luonteen. Jos ei löydy sopivaa live-esiintyjää, myös Spotify-lista toimii hyvin.
5. Kuinka monta tulee kutsua?
20 henkilöä on vähimmäismäärä. Henkilöiden tulee viihtyä yhdessä tylsistymättä vähintään tunnin. Paras olisi noin 100 henkilöä. Yleensä kuitenkin yrityksen koko määrittelee tilaisuuden koon.
6. Sopiva tilaa?
Ensin tulee pohtia onko tilaisuus yleinen vai suljettu. Se riippuu tilaisuuden luonteesta, mutta etenkin yrityksestä. Onko porukka jäykkää ja tarvitsee oheisohjelmaa pitääkseen hauskaa vai onnistuuko tunnelman nostatus muutenkin? Sijaintiin ja logistiikkaan tulee kiinnittää huomiota. Onko sijainti keskeinen, liikenneyhteydet hyvät ja sisääntulo selkeä? Jononmuodostusta tulee välttää niin sisääntulon, takkisäilytyksen kuin ruokailunkin yhteydessä.
7. Mikä on paras aika?
Keskiviikko ja torstai ovat parhaita viikonpäiviä verkostoitumistilaisuuksille. Jos tilaisuus järjestetään oman yrityksen ulkopuolisille henkilöille, klo 17 on paras aika, tällöin vieraat voivat saapua suoraan töistä. Työyhteisön sisäinen tilaisuus tulisi alkaa klo 16, jolloin ehditään minglata ennen työpäivän loppua. Useimmat haluavat kuitenkin päivän päätteeksi lähteä kotiin.
8. Tilaisuuden kesto?
Noin tunti, puolitoista.
9. Isännän rooli?
Saada osallistujat tuntemaan itsensä tervetulleeksi. Samoin varmistaa, että kaikki toimii, ruoka ei lopu kesken ja täyttää laseja. Seuraa sisääntuloa ja pidä kiinni päätösajasta. Voit myös pitää pienen kiitospuheen, jos haluat. Järjestäjänä olet myös yhteyshenkilö kaikille toimittajille.
10. Miten osallistaa ujoimmat osallistujat?
Vapaamuotoisemmassa verkostoitumistilaisuudessa myös ujoimmilla henkilöillä on helpompi tutustua toisiinsa, kuin esim. illallisen aikana. Niissä rohkeimmat ottavat useimmiten tilaisuuden haltuun. Yksi idea on jakaa ruokabuffetit useaan eri paikkaan, jolloin syntyy luontevia keskustelualueta. Toinen hyvä idea on valjastaa pari sosiaalisesti lahjakasta henkilöä kiertämään tilaisuudessa osallistamassa ujompia keskusteluun.
11. Miten saada tarpeeksi osallistujia?
Sanotaan, että kannattaa kutsua tuplamäärä mitä halutaan tilaisuuteen saapuvan. Jos kyseessä on suuri, yli 100 hengen tapahtuma, voi kutsuja lähettää jopa kolminkertaisen määrän. Kutsussa voi myös mainita, että paikkoja on rajallisesti, mikä saattaa nostaa ilmoittautuneiden määrää.
12. Kuinka tärkeää on kutsu?
Kutsusta pitää saada “wow"-tunne. "Tähän haluan osallistua!". Jos tietyt osallistujat ovat tärkeitä, voi kutsun myös toimittaa henkilökohtaisesti. Kutsussa on myös hyvä kysyä mahdollisista allergioista.
13. Pukeutumiskoodi?
Tämän tulee olla selkeästi ilmoitettu, etenkin jos pukeutumisessa toivotaan jotain tavallisesta poikkeavaa. Moni saattaa huolestua ja pelätä tulevansa "väärin" pukeutuneena.
14. Tuleeko kutsuun vastata?
Ehdottomasti. Viimeistään viikkoa ennen tulee osaallistujien määrän olla tiedossa.
15. Nimikyltit?
On aina hyvä tietää kuka on isäntä, mutta osallistujilla ei tarvitse olla nimikylttejä. Poikkeuksena on yritystilaisuudet, joissa on nopeasti saatava selvyys kuka on kuka, tai kun tiedolla on merkitystä tilaisuuden onnistumisen kannalta.
16. Tarvitaanko seurantaa?
Kyllä. Osallistujia tulee ainakin kiittää heti tilaisuuden jälkeen. Voit myös pyytää palautetta. Etenkin isommissa tilaisuuksissa tämä on tavallista. Viisi lyhyttä kysymystä riittää hyvin.
