Tietosuojaseloste

Päivitetty 2016-04-04

Käsittelemme Scandic Hotels AB:llä (organisaationumero 556299-1009), joka on ruotsalainen osakeyhtiö ja jonka rekisteröity toimipaikka on osoitteessa Sveavägen 167, 102 33 Tukholma, Ruotsi, ja muissa Scandic-yhtiöissä sellaisten käyttäjien, asiakkaiden ja Scandic Friends -jäsenten Henkilötietoja, jotka käyttävät palveluitamme (“Palvelut”). Me suojaamme yksityisyyttäsi ja noudatamme kulloinkin voimassaolevaa soveltuvaa lainsäädäntöä suojellaksemme sinua yksityishenkilönä. Scandic Hotels AB:hen, Scandic-konsernin ja HTL-konsernin yhtiöihin, yhteistyöhotelleihin ja franchise-hotelleihin viitataan jäljempänä yhdessä "Scandic".

Scandic Hotels AB toimii rekisterinpitäjänä Palveluissa tapahtuvan Henkilötietojen käsittelyn osalta, mutta muut Scandic-yhtiöt voivat toimia Henkilötietojen käsittelijöinä tai yhteisrekisterinpitäjänä tiettyjen Henkilötietojen käsittelytehtävien osalta, esimerkiksihotellivarauksien yhteydessä. "Henkilötiedot" tarkoittavat tässä yhteydessä kaikenlaista tietoa, joka voidaan joko suoraan tai epäsuorasti yhdistää tiettyyn luonnolliseen henkilöön.  

Me pyrimme ylläpitämään korkeatasoista yksityisyydensuojaa. Scandic käyttää Henkilötietoja ensisijaisesti hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen Palveluita, käsitelläkseen varauksiasi, optimoidakseen palvelukokemustasi ja yksilöimään kanssasi käytyä viestintää. Lue tämä tietosuojaseloste huolellisesti ymmärtääksesi miten ja mitä tarkoitusta varten me käsittelemme Henkilötietojasi. Kun annat Henkilötietojasi meille ja hyväksyt soveltuvat käyttöehdot, annat suostumuksesi siihen, että Henkilötietojasi käsitellään kutakin Palvelua koskevien ehtojen ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Jos laki edellyttää sinulta yksityiskohtaisempaa suostumusta, tulemme pyytämään sinulta tällaisen suostumuksen.

Tähän tietosuojaselosteeseen yhdessä Scandic Friends -jäsenyyden ehtojen, varausehtojen, internetsivuston käyttöehtojen, Scandicin evästekäytännön ja muiden erillisten ehtojen kanssa, jotka koskevat Scandicin kulloinkin suorittamaa Henkilötietojen käsittelyä, viitataan jatkossa termillä ”Tietosuojaehdot”. Tietosuojaehdot ilmaisevat sen perustan, millä tavalla me käsittelemme Palveluiden käytön yhteydessä antamiasi Henkilötietojasi tai Henkilötietoja, jotka olemme keränneet sinuun liittyen. Näin ollen tiettyjen Palveluiden yhteydessä on olemassa myös sellaiset erilliset ehdot Henkilötietojen käsittelyyn liittyen, jotka hyväksyt käyttämällä kyseistä Palvelua.

Tietosuojaselosteeseen voidaan tehdä muutoksia julkaisemalla uudet ehdot Scandicin internetsivustolla. Tästä syystä suosittelemme, että tarkistat säännöllisesti nämä ehdot.

Jos lisäät muiden henkilöiden Henkilötietoja , on sinun vastuullasi varmistaa, että Scandicilla on oikeus käsitellä kyseisen henkilön Henkilötietoja soveltuvien Tietosuojaehtojen mukaisesti.

1. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely

Scandic kerää ja käsittelee Henkilötietojasi ainoastaan lain sallimalla tavalla. Kerääminen ja käsittely voi tapahtua sinun käyttäessäsi Palveluita, esimerkiksi kun teet varauksen tai majoittumisesi aikana ja sen jälkeen. Keräämme Henkilötietoja eri tavoin, kuten käyttämällä evästeitä, jäljitteitä (web beacon), asiakaskyselyitä ja jäsenpalveluita. Silloin tällöin Scandic kerää tai hankkii Henkilötietoja Scandicin sisäisistä tai ulkopuolisista tietokannoista (esimerkiksi Facebookista tai Googlesta). Silloin tällöin vastaanotamme sinun Henkilötietojasi Scandiciin kuuluvilta yhtiöiltä, yhteistyökumppaneilta ja muuta tietoa, jota voidaan lisätä profiiliisi (mikäli profiili on luotu).

Scandic pitää tärkeänä, että Henkilötietosi ovat koko ajan täsmällisiä ja ajan tasalla, minkä vuoksi saatamme hankkia Henkilötietojasi ulkopuolisista lähteistä, kuten julkisista rekistereistä.

Kun laki edellyttää, että Henkilötiedon erityiselle käsittelylle on saatava rekisteröidyn suostumus, tulemme pyytämään sinulta tällaisen suostumuksen ennen käsittelyn aloittamista.

2. Rekisterin tietosisältö

Keräämme ainoastaan sellaisia Henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kunkin Palvelun erillisissä ehdoissa ja tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa. Voimme kerätä sinulta esimerkiksi seuraavia tietoja: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, IP-osoite, tiedot jotka helpottavat Palveluiden käyttöä (kuten kirjautumistiedot), oletuskieli, käyttöhistoria, tiedot jäsenyydestä, tiedot matkaseurasta, varausmieltymykset, maksut, työsuhde, yhteystiedot hätätilanteessa, ruokavaatimukset, liikuntarajoitteisuus ja muut tiedot, jotka annat Palveluita käyttäessäsi. Scandic voi kerätä Scandicin ulkopuolisilta yhtiöiltä esimerkiksi seuraavia tietoja: päivitetyt osoitetiedot ja väestötiedot.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Scandic kerää Henkilötietoja eri tarkoituksiin. Käyttämistäsi Palveluista riippuu mitä Henkilötietoja sinusta kerätään ja millä tavoin ne kerätään. Scandic Friends -jäseniltä ja asiakkailta kerätään tietoja yksilöllisten profiilien luomiseksi, joiden avulla Scandic pystyy täyttämään sopimusvelvollisuutensa ja tarjoamaan entistä joustavampia ja yksilöityjä palvelukokemuksia. Tunnistamattomia henkilöitä koskevia tietoja kerätään näennäisprofiilien luomiseksi muun muassa evästeiden perusteella, mutta tiedot voidaan myöhemmin yhdistää sellaiseen uuteen profiiliin, joka luodaan sen vuoksi, että henkilö haluaa identifioida itsensä, esimerkiksi tekemällä varauksen tai liittymällä Scandic Friends -jäseneksi.

Scandic käyttää Henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  1. hallinnoidakseen, tarjotakseen, kehittääkseen ja ylläpitääkseen Palveluita;
  2. käsitelläkseen sinun Palveluita koskevia varauksia ja tilauksia;
  3. ollakseen yhteydessä sinuun esimerkiksi tekstiviestitse, muiden mobiilisovellusten välityksellä tai sähköpostitse, tai ilmoittaakseen sinulle varauksesi statuksen tai varaukseesi liittyvän tiedon ennen majoitusta, sen aikana ja majoituksen jälkeen;
  4. määrittääkseen vikoja, optimoidakseen teknologiaa ja mahdollistaakseen yhteydenoton varausta tai Palveluiden toteuttamista koskevissa ongelmatilanteissa;
  5. analysoidakseen ja parantaakseen Palveluiden laatua ja palvelukokemusta, esimerkiksi varmistaakseen että käyttäjätunnustasi eivät käytä muut henkilöt kuin sinä;
  6. yksilöidäkseen kanssasi käytyä Palveluita koskevaa viestintää, esimerkiksi luomalla sinulle profiilin ja lähettämällä sinulle tarjouksia, jotka vastaavat profiiliasi Palveluiden käyttäjänä;
  7. analysoidakseen Palveluidemme tilastoja ja käyttäjien käyttäytymistä;
  8. parantaakseen sinun etuja ja palvelukokemusta muilla tavoilla, joita uskomme sinun arvostavan; tai
  9. mainostaaksemme palveluita ja tuotteita, suoraan tai epäsuorasti, mukaan lukien käyttäytymiseen perustuva markkinointi.

Sinulla on oikeus milloin tahansa ja veloituksetta kieltää Scandicia käsittelemästä sinua koskeva Henkilötietoja markkinointitarkoituksiin tai peruuttaa siihen antamasi suostumus. Voit käyttää tätä oikeutta ottamalla yhteyttä Scandiciin kohdassa 10 mainittuun osoitteeseen.

4. Henkilötietojen säilyttäminen ja siirtäminen

Scandic säilyttää Henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja voidaan siirtää Scandic-yhtiöiden välillä niiden Tietosuojaehdoissa mainituissa tarkoituksissa tapahtuvaa Henkilötietojen käsittelyä varten. Scandic käyttää alihankkijoita esimerkiksi tietojärjestelmien toimintaan liittyen, minkä vuoksi Henkilötietoja saatetaan siirtää näille alihankkijoille. Alihankkijamme käsittelevät Henkilötietojasi ainoastaan Scandicin puolesta ja antamiemme ohjeiden mukaan ja vasta sen jälkeen, kun he ovat tehneet tietojenkäsittelyä koskevan sopimuksen soveltuvan lain mukaisesti, jotta me voimme varmistaa Henkilötietojesi suojan riittävän tason.

Scandic voi luovuttaa Henkilötietojasi kolmansille osapuolille, kuten poliisille ja muille viranomaisille, jos asia koskee rikoksen tutkintaa tai Scandic on muutoin velvollinen luovuttamaan kyseisen tiedon lain tai viranomaisen päätöksen nojalla.

Scandic ei pääsääntöisesti siirrä Henkilötietoja Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää edellä mainittujen alueiden ulkopuolelle, vaikka kyseinen maa ei Euroopan komission mukaan täyttäisi tietosuojan riittävää tasoa, esimerkiksi jos alihankkijamme toimii kyseisellä alueella tai jos se on tarpeen sopimusvelvollisuuksiemme täyttämiseksi sinua kohtaan. Scandic solmii tietojenkäsittelyä koskevat sopimukset tällaisten alihankkijoiden kanssa, jotta se pystyy varmistamaan Henkilötietojen suojan riittävän tason ja noudattaakseen soveltuvaa lainsäädäntöä. Tällainen sopimus sääntelee alihankkijan suorittamaa Henkilötietojen käsittelyä ja soveltuvin osin Henkilötietojen siirtoa Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen sääntelyn mukaisesti. Sopimukset sisältävät ehdot, joiden olemassaoloa Euroopan komissio edellyttää ja jotka täyttävät soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

5. Henkilötietojen suojaus ja poistaminen

Scandic suojaa tietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein esimerkiksi katoamisen, muuntumisen tai oikeudettoman pääsyn varalta. Me mukautamme turvatoimenpiteemme vastaamaan teknologian jatkuvaa kehittymistä.

Scandic poistaa Henkilötiedot soveltuvan lain mukaisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että Scandic poistaa Henkilötiedot tai tekee ne persoonattomiksi silloin, kun tarkoitusta Henkilötietojen käsittelylle ei enää ole. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset on kuvattu yllä kohdassa 3 ja Tietosuojaehdoissa.

6. Muut sovellukset/sivustot

Palvelut saattavat sisältää linkkejä muihin sovelluksiin ja/tai sivustoihin, joita Scandic ei ylläpidä. Tämä tietosuojakäytäntö soveltuu ainoastaan Palveluiden käyttöön. Scandic ei vastaa linkitettyjen sovellusten/sivustojen sisällöstä tai näiden sivustojen omistajien tai ylläpitäjien mahdollisesti suorittamasta Henkilötietojen käsittelystä.

7. Henkilötietojen muuttaminen, poistaminen ja tarkastaminen

Scandic Hotels AB varmistaa, että muut Scandic-yhtiöt vastaanottavat selkeät ohjeet Henkilötietojen käsittelyä varten, ja määrittelee ne tarkoitukset, joita varten Scandic käyttää Henkilötietoja. Jos Henkilötietosi muuttuvat, ilmoitathan muutoksista Scandicille lähettämällä viestin kohdassa 10 ilmoitettuun osoitteeseen. Scandic ei vastaa ongelmista, jotka johtuvat siitä, että tiedot ovat vanhentuneita tai epätäsmällisiä, jos olet laiminlyönyt muutoksista ilmoittamisen.

Scandic korjaa tai poistaa epätäsmällisen tai puutteellisen tiedon pyydettäessä tai havaittuaan itse tämän. Sinulla on myös oikeus saada maksutta kopio itseäsi koskevista Henkilötiedoista, joita käsittelemme. Tällainen tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti Scandic Hotels AB:lle kohdassa 10 ilmoitettuun osoitteeseen sinun allekirjoittamana ja sisältäen nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi (jota käytetään viestinnässä Scandicin kanssa) ja Scandic Friends -jäsenyysnumero (jos sellainen on). Kopio Henkilötiedoista lähetetään rekisteröityyn osoitteeseesi yhden kuukauden kuluessa siitä, kun Scandic on vastaanottanut pyyntösi. Huomioithan, että kotipaikkasi voi vaikuttaa siihen, kuinka usein sinulla on oikeus saada tällainen kopio.

Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi myöhempään Henkilötietojesi käsittelyyn (ei taannehtivasti) ottamalla yhteyttä Scandiciin kohdassa 10 ilmoitettuun osoitteeseen, jolloin Scandic lopettaa Henkilötietojesi käsittelyn. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta käsittelyyn, johon Scandicilla on oikeus ilman suostumustasi (esimerkiksi tekemiesi varauksien täyttämiseen), mutta se voi kuitenkin aiheuttaa Palveluiden huonontumista tai estää Scandicia tarjoamasta Palveluita.     

8. Evästeet

Scandic käyttää evästeitä digitaalisissa palveluissaan. Lisätietoa siitä, miten Scandic käyttää evästeitä, mitä varten niitä käytetään ja miten voit estää niiden käytön, on saatavilla Scandicin kulloinkin voimassa olevasta evästekäytännöstä.

9. Luovuttaminen

Jos myymme, uudelleenjärjestelemme tai muutoin luovutamme liiketoimintamme joko kokonaan tai osittain, sinun Henkilötietosi voidaan luovuttaa samanaikaisesti.

10. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai huomautuksia Scandicin suorittamaan Henkilötietojen käsittelyyn ja sen Tietosuojaehtojen ja soveltuvan lainsäädännön noudattamiseen liittyen, olethan yhteydessä Scandic Hotels AB:hen sähköpostitse info@scandichotels.com tai postitse osoitteeseen Scandic Hotels AB, Att Legal & Finance department, Box 6197, 102 33 Tukholma, Ruotsi. Tarvittaessa Scandic Hotels AB varmistaa, että viestisi siirretään ja käsitellään oikean Scandic-yhtiön toimesta.