Vinkit onnistumiseen – näin sen teimme!
Yrityksen hyvinvointiviikonloppu
Tarve: Asiakkaan toiveena oli virkistäytymiseen soveltuva kohde enintään kahden tunnin ajomatkan päässä Helsingistä. Tavoitteena oli koota yrityksen 50 työntekijää yhteen koko viikonlopun ajaksi. Vaatimuksena olivat runsaat aktiviteettimahdollisuudet, yhteisohjelmaa sisällä sekä ohjelmaa tukevat ruokailut perjantaista sunnuntaihin.
Toteutus: Aloitimme pohdinnan kolmesta sopivasta vaihtoehdosta: Scandic Aulanko, Scandic Rosendahl ja Hilton Helsinki Kalastajatorppa -hotelleista. Helsinki sijaintina jätettiin ensimmäisenä ulkopuolelle, jotta myös pääkaupunkiseudulla asuvat myös osallistuisivat koko viikonlopuksi. Mukaan tapahtuman suunnitteluun otettiin Scandicin kumppani 4Event. Ohjelma koostettiin hyvinvointiluennoista, aktiviteeteistä pienryhmissä ja omasta ajasta, jolloin on mahdollisuus käyttää alueen palveluita. Vaikka Pyynikin Harjumaisema Tampereella kovasti houkutteli, päätyi asiakas kuitenkin valitsemaan Scandic Aulanko -kylpylähotellin. Valintaa vahvistivat erityisesti lyhyt matka Helsingistä, hotellin kylpylä ja vierellä oleva golfkenttä omatoimiseen virkistäytymiseen. Koostimme houkuttelevan ohjelman, johon sisältyi ryhmäaktiviteettien lisäksi ruokailua ulkona, vierailu tekosaarella sekä motivoivia luentoja omasta hyvinvoinnista huolehtimiseen.
Palaute: Asiakas oli erittäin tyytyväinen, sillä houkuttelevan ohjelman ja sujuvien järjestelyiden vuoksi kaikki osallistuivat. Kumppanin tekemä ohjelma myös tuki yrityksen pitkäaikaisia tavoitteita vahvistaa henkilöstön hyvinvointia
Nordic Kick Off – turvallisesti
Tarve: Kansainvälisen yrityksen tavoitteena oli järjestää eri maista saapuville työntekijöilleen turvallinen tapahtuma Helsingissä.
Toteutus: Järjestelyihin haimme hyviksi koetut toimintamallimme urheilujoukkueiden kuplamajoitus- ja täysihoitojärjestelyistä. Hotelliksi valittiin Scandicin operoima, upea Crowne Plaza Helsinki - Hesperia -hotelli keskeisen sijaintinsa vuoksi. Tapahtumatilat rajattiin vain yritysryhmän omaan käyttöön. Heidän käytössään olivat myös omat hotellihuonekerrokset sekä ruokailutilat, joissa ei liikkunut muita asiakkaita. Myös ilta- ja oheisohjelmissa huomioitiin turvallisuus kaikki turhat kontaktit välttäen. Oma vastaanotto sekä nimetty yhteyshenkilö ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana takasivat sujuvat erikoisjärjestelyt.
Palaute: Tapahtumaan oltiin hyvin tyytyväisiä; se pystyttiin toteuttamaan turvallisesti ja sujuvasti, paikan päälle saatiin jopa odotettua enemmän osallistujia.
Yrityksen strategiapäivät ja talviurheilutapahtuma
Tarve: Yritys päätti järjestää strategiapäivät inspiroivassa ympäristössä ja liittää mukaan myös virkistävää talviurheilua.
Toteutus: Scandicin kohteista parhaiten ohjelmaan soveltuivat Scandic Laajavuori Jyväskylässä, Scandic Rukahovi sekä Scandic Rovaniemi City. Kaikissa kohteissa onnistuvat mahtavat talviset aktiviteetit ja hotelleissa on monipuoliset kokoustilat. Asiakas päätyi valitsemaan Scandic Laajavuori -hotellin sen keskeisen sijainnin vuoksi.
Tapahtuma aloitettiin aktiviteeteilla, joissa valittavana oli hiihtokoulua, lumikenkäilyä, laskettelua ja pulkkamäkeä. Näiden jälkeen rentouduttiin kylpylässä, illallisella ja keilaamassa. Strategiaa käytiin seuraavana päivänä läpi auditoriossa – hotellista löytyi myös riittävä määrä ryhmätyötiloja. Lounas syötiin virkistykseksi ulkona winter fest –tyyliin ja päivä päätettiin kunnon bileisiin uudistetussa hotellin Club 21 -yökerhossa, joka oli vain kyseisen ryhmän käytössä.
Palaute: Asiakkaan mielestä tilaisuus oli erittäin onnistunut ja jää takuulla osallistujien mieleen.
Merellinen seminaari ja illallinen 300 henkilölle
Tarve: Asiakkaan liiketoimintaan liittyen toiveena oli kokouspaikka meren läheisyydessä hyvillä liikenneyhteyksillä sekä majoitus lähellä. Päivän sisältö koostui ajankohtaisista luennoista, joten näyttävä esitystekniikka oli tärkeä. Pääsalin lisäksi tarvittiin myös usea rinnakkaistila sekä juhlaillallinen – eri paikassa kuin päivän seminaari.
Totetutus: Näyttävä tila 300 henkilölle 11-12 m leveällä screenillä löytyy sekä Scandic Park Helsinki -hotellista Töölönlahden vierestä että Scandic Grand Marina Congress Centeristä Katajanokalla. Molemmissa oli myös riittävä määrä rinnakkaistiloja tarjolla ja ne täyttivät myös kriteerit hyvistä liikenneyhteyksistä, pysäköintimahdollisuuksista sekä majoitusjärjestelyistä.
Seminaaripaikaksi valittiin Scandic Marina Congress Center meren läheisyyden sekä ison näyttelyn vuoksi, joka pystytään toteuttamaan isossa Europaen-lämpiössä. Illallispaikka-vaihtoehdoiksi valikoituivat uniikki Scandic Grand Central Helsinki ja legendaarinen Hilton Helsinki Kalastajatorppa; näistä valittiin ydinkeskustan Grand Central sijaintinsa vuoksi, sinne osallistujat pystyivät siirtymään myös kävellen.
Palaute: Erityiskiitosta asiakkaalta saimme hyvien vaihtoehtojen löytämisestä sekä annetuista ideoista ja ehdotuksista tapahtuman toteutukselle. Tekninen toteutus seminaarissa oli vaivatonta hotellin oman asiantuntevan henkilöstön avulla ja illallispuitteet sekä tapahtumaan suunniteltu menú kruunasivat onnistuneen päivän.
Koulutusta 10 paikkakunnalla, samanaikaisesti
Tarve: Asiakasyrityksellämme oli tarve järjestää henkilökunnan koulutustilaisuuksia kymmenellä paikkakunnalla Suomessa live-tilaisuuksina samanaikaisesti. Tilaisuuksiin haluttiin johtoryhmän jäsenten tervehdykset ja osallistujille mahdollisuus osallistua keskusteluun. Johtoryhmä päässyt paikan päälle kaikkiin tilaisuuksiin, joten tilanne kaipasi ratkaisua.
Toteutus: Usean tilaisuuden osallistujien yhdistämiseksi käytettiin Scandicin videoneuvottelulaitteita, joita löytyy useasta hotellistamme. Johtoryhmän jäsen avasi tilaisuuden Scandic Grand Central Helsinki -hotellissa ja muilla paikkakunnilla ympäri Suomen tilaisuuteen osallistuttiin vastaavalla laitteistolla hotelliemme tiloissa.
Palaute: Toteutus oli helppo ja onnistui kustannustehokkaasti yrityksen omaa ohjelmistoa käyttäen. Asiakkaamme kiitteli erityisesti sisällön tuotannon ideointia, tarjouksen saamisen helppoutta yhdellä kontaktilla sekä tarjoilu- ja tilajärjestelyiden sujuvuutta yhtenäisen kokoustuotteen ansiosta.
Inspiroivia aamiaistilaisuuksia
Tarve: Asiakkaamme etsi erilaista tapahtumatilaa, joissa oli tarkoitus järjestää houkuttelevia aamiaistilaisuuksia. Tapahtumien aineksina olivat inspiroiva puheenvuoro, verkostoitumismahdollisuudet ja herkullinen aamiainen. Keskeinen sijainti oli tärkeä tapahtuman onnistumiselle.
Toteutus: Asiakas päätyi valitsemaan tapahtumiin suosittelemamme Scandic Simonkenttä -hotellin Más-ravintolan, jonka voi varata yksityiskäyttöön aamiais- ja lounasaikaan. Valinnan ratkaisivat hotellin keskeinen sijainti Kampissa, ravintola Másin tunnelma ja järjestelymahdollisuudet. Tilaan tuotiin puhujaa varten muutama liikuteltava näyttö ja äänentoisto. Aamiaisbuffetille löytyi selkeä paikka ja ravintolan pöydät toimivat oivallisesti tilaisuuden seurantaan.
Palaute: Asiakas oli tyytyväinen, sillä valittu tila tuki verkostoitumista ja oli tunnelmaltaan lämmin. Scandic Simonkentän mahdollisuudet innostivat myös järjestämään lehdistö- ja kirjanjulkistustilaisuuden hotellin 8. kerroksen Monkey RoofTop Bar -kattobaarissa ja hotellin moneen taipuvissa kokoustiloissa onnistui myös yhteistyökumppanitapaamiset. Nämä aamiaistilaisuudet olivat menestys ja saavat varmasti jatkoa.