Paremman kokouksen puolesta
Yli yhdeksän kymmenestä johtajasta pitää kokouksia tärkeänä menestystekijänä, joskin puolet kokoukseen käytetystä ajasta on tehotonta. Parannettavaa on siis paljon. Tutustu alla vinkkeihimme ja muuta yrityksesi kokouskäytännöt parempaan suuntaan!
Mieti näitä ennen kokousta
- Miksi?
Kun lähetät kokouskutsun, pyydät samalla toisten aikaa ja energiaa, joten mieti tarkkaan tarvitseeko kokousta ylipäänsä järjestää? Lisäksi sinulla tulee olla kokouksen tavoitteet selvillä. - Kenelle?
Kenen tulisi olla paikalla, jotta tavoitteet toteutuvat? Inspiroisiko kokousta ulkopuolinen puhuja? - Mitä?
Kirjoita agenda, josta selviää mitä kokouksessa käsitellään. Lisää siihen myös mitä osallistujilta odotetaan. - Missä?
Vaatiiko tilaisuus omaa kokoushuonetta vai onnistuisiko se vapaamuotoisemmassa tilassa? Jos kyse on suuremmasta tapahtumasta, vieraile paikan päällä ennakkoon tutustumassa tekniikkaan. Samalla voit varmistaa, että tarjoilut on tilattu.
Kirjoita kutsuun vastaukset ylläoleviin kysymyksiin ja ilmoita vähintään aika, paikka, tavoite, osallistujat ja saapumisohjeet.
Iltapäivän Taste Break piristää kokousta!
Säännöt parempaan kokoukseen
Saatte kokouksesta enemmän irti, pidätte innostuksen yllä ja vältätte häiriöitä sopimalla yhteisistä säännöistä.
- Puhelimet piiloon
Soivat puhelimet ovat yksi kokousten pahimmista häiriötekijöistä. Pyydä osallistujia laittamaan puhelimet äänettömälle ja pois näkyviltä. - Sulje tietokone
Tietokoneen näyttö erottaa sinut kuin muuri muista osallistujista. Jos muistiinpanoja on pakollista tehdä, yksi osallistujista voi toimia sihteerinä ja lähettää tiedot jälkeenpäin sähköpostitse. - Muista tauot
Pientä ahdistusta saattaa ilmetä, mikäli yhteyttä ulkopuolisiin ei sallita. Säännöllisten taukojen aikana voi jalkailla ja pistäytyä happihyppelyllä. - Kuuntele kaikkia
Kaikilla tulee olla mahdollisuus osallistua ja antaa oma näkemyksensä. Anna ihmisten puhua rauhassa keskeyttämättä. - Seiso kokouksessa
Kokouksessa ei välttämättä tarvitse istua. Uskalla varioida. Seisoessa ihmisen verenkierto vilkastuu ja aivot saavat happea. - Viesti perille
Ihmiset sisäistävät asioita eri tavalla. Toiset visuaalisesti, toiset pitävät puheista ja jotkut haluavat keskustella. Toisille numerot selventävät asiaa, toisia taas auttaa, kun asiat kirjataan yhdessä valkotaululle. Kommunikoimalla usealla eri tavalla varmistat, että viestisi tulee ymmärretyksi.
Kevennä tunnelmaa
Kokous on sosiaalinen peli ja kokoustila toimii sen pelikenttänä. Tässä saat vinkkejä miten voit keventää tunnelmaa ja teet kanssakäymisestä leppoisampaa.
- Ennakkoesittele
Lähetä henkilökohtainen esittely kaikista osallistujista jo ennen kokousta. - Luo rento ilmapiiri
Kokouksen vetäjänä voit tilaisuuden alussa keventää ilmapiiriä ja luoda luottavan ilmapiirin kertomalla esim. jostain omasta heikkoudesta tai hassusta tapahtumasta. - Yllätä
Muuta kokouksen rakennetta. Seisokaa istumisen sijaan tai järjestäkää pöydät luokkamuodon sijasta kehään. - Pikatauko
Lisää luovuutta pienillä tauoilla, joiden aikana osallistujat voivat tutustua toisiinsa ja käydä keskusteluja. - Kerro "amerikkalainen"
USA:ssa on tavallista, että kokouksen vetäjä aloittaa kokouksen kertomalla epävirallisesti jostain hänelle aiemmin sattuneesta tapahtumasta. Näin kokous pääse varmasti rennosti alkuun. Jos onnistut liittämään tapahtuman vielä päivän teeman, menestys on taattu.
Muista seuranta
Kokuksen jälkeen päätökset tulee panna toimeen. Tässä hyvä muistilista onnistuneen kokouksen päättämiseksi.
- Kiitä
Lähetä kiitosviesti vuorokauden sisään kokouksen päättymisestä tai mielellään jo samana iltana. Viesti voi olla lyhyt, sillä ajatus on tärkein. - Vedä yhteen
Lähetä yhteenveto agendasta ja päätöksistä (sisällytä mahdolliset muistiinpanot). Pidä viesti lyhyenä, jolloin se on helppo lukea. - Mitä seuraavaksi
Yhteenvedosta tulee ilmetä selkeästi mitä tapahtuu seuraavaksi, mitä on päätetty ja kuka tekee mitä. - Pyydä arviota
Jos kokous on ollut suuri tai kestänyt pitkään, on hyvä pyytää osallistujilta arvio. Käytä verkkopohjaista kyselyä ja kysy vain tärkeimmät, jotta varmistat korkean vastausprosentin. Tähän on hyvä luoda struktuuri, jolla parannat tulevien kokousten sisältöä myös vastaisuudessa. - Innosta
Muista pitää yllä positiivista ilmapiiriä ja anna myös positiivista palautetta. Se on yhtä tärkeää kuin rakentava palaute.
